A partir de janeiro de 2026, a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e Notas Fiscais de Consumidor Eletrônicas (NFC-e) passará por uma profunda reformulação. Entrará em vigor a obrigatoriedade de inclusão de campos específicos referentes ao IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e à CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), dois tributos criados pela Reforma Tributária. Notas fiscais que não se adequarem serão automaticamente rejeitadas, comprometendo a regularidade das operações comerciais.
. Fundamento Legal e Contexto da Reforma
A Reforma Tributária, promulgada pela Emenda Constitucional nº 132/2023, instituiu o IBS e a CBS como parte da substituição gradativa do sistema tributário brasileiro, que hoje é fragmentado entre tributos federais, estaduais e municipais.
O IBS substituirá o ICMS e o ISS, enquanto a CBS substituirá o PIS e a Cofins. Ambos serão tributos sobre o consumo, com incidência ampla e não cumulativa, e serão operacionalizados por meio de um sistema digital unificado. A mudança visa simplificar a tributação, aumentar a transparência e reduzir o contencioso fiscal.
. O que muda na prática para as empresas?
Com a publicação da Nota Técnica 2025.002 v.1.01, foram incluídos novos grupos de informações nas estruturas XML das notas fiscais, que passam a ser obrigatórios a partir de janeiro de 2026:
Grupos adicionados:
- Grupo UB: detalhamento por item dos tributos IBS, CBS e Imposto Seletivo (IS);
- Grupo VB: totalizadores por item, com os valores dos tributos separados;
- Grupo W03: totalização geral do IBS, CBS e IS no documento fiscal.
Outros campos importantes também foram adicionados, como:
- Alíquota efetiva;
- Situação de monofasia;
- Crédito presumido;
- Difal e devoluções;
- Indicação do tipo de documento (inclusive notas de crédito).
Essa estrutura será obrigatória mesmo durante o período de transição, quando o IBS e CBS ainda coexistirão com os tributos atuais (ICMS, ISS, PIS, Cofins).
. Regras de validação e rejeições automáticas
O sistema da Receita Federal aplicará rejeições técnicas caso a nota fiscal seja emitida sem os campos obrigatórios. Veja alguns códigos de rejeição previstos:
- Rejeição 1026: ausência de IBS da UF (alíquota mínima de 0,1%) para documentos a partir de 2026;
- Rejeição 1037: ausência de CBS (alíquota mínima de 0,9%) para documentos a partir de 2026;
- Rejeição 1115: falta de preenchimento dos campos de IBS e CBS.
. Cronograma de implantação
A adaptação será gradativa e segue o seguinte calendário:
- Julho/2025: início da homologação (ambiente de testes);
- Outubro/2025: ambiente de produção disponível;
- Janeiro/2026: início da obrigatoriedade legal e fiscal.
. Riscos jurídicos e impactos operacionais
Notas fiscais rejeitadas significam, na prática, operações que não são consideradas válidas para efeitos fiscais, podendo gerar:
- Impossibilidade de dedução de créditos fiscais;
- Problemas na escrituração contábil e fiscal;
- Impedimento de circulação de mercadorias ou prestação de serviços;
- Riscos de autuações por emissão irregular;
- Multas por descumprimento de obrigações acessórias.
Empresas com alto volume de emissão devem redobrar a atenção e garantir conformidade antes da virada do ano.
. Como se preparar?
- Atualização dos sistemas emissores: É imprescindível garantir que o software emissor de NF-e esteja alinhado às novas exigências técnicas e tributárias.
- Treinamento das equipes fiscais e de TI: A adaptação correta das alíquotas e campos exige domínio técnico.
- Revisão contratual com fornecedores e clientes: A nova estrutura pode impactar prazos, obrigações contratuais e cláusulas de reajuste.
- Consultoria tributária especializada: Uma boa assessoria pode mitigar riscos e oferecer estratégias para o período de transição.
A exigência de inclusão do IBS e da CBS nas notas fiscais marca o início concreto da implantação da Reforma Tributária. Empresas que não se adaptarem em tempo hábil correm sérios riscos operacionais, fiscais e jurídicos. O momento exige planejamento estratégico, investimentos em sistemas e capacitação profissional.
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