A documentação fiscal e contábil é diversa, esteja atento para as regras específicas para o seu tipo de empresa: há diferença para quem presta serviços e para quem tem empresas de comércio.
A diferença entre recibo e nota fiscal é que o primeiro dá a quitação de uma dívida, atestando o pagamento de serviço ou produto, a nota fiscal, por sua vez, comprova também o direito de posse do bem comercializado. Quando uma empresa emite uma nota fiscal, ela transfere a propriedade do produto adquirido para o comprador. Dessa maneira, não existe a possibilidade de se entregar um recibo para formalizar uma venda de produto: faltaria ao comprador um documento comprovando não somente o pagamento, mas lhe permitindo a posse.
O documento chamado de “recibo”, é um comprovante de que houve a quitação de uma dívida ou parte dela. Normalmente, esse tipo de informação vem assinada por quem recebeu o valor, a fim de validar que a transação foi aceita.
Profissionais liberais podem dar recibos dos valores pagos pelos seus clientes como forma válida de acerto. Tais documentos quando utilizados para finalidades contábeis, precisam ser mantidos pelo profissional para declaração junto à Receita Federal.
No caso do Recibo de Pagamento Autônomo, a empresa que contrata um serviço esporádico de um profissional que não possua CNPJ pode emitir o RPA e formalizar que houve o pagamento correto e quem executou o serviço assina o documento se estiver de acordo.
O comprovante de pagamento é um documento gerado pelo fornecedor e dado ao cliente para garantir o recebimento do valor referente à transação realizada durante a compra de um produto ou contratação de um serviço. O comprovante precisa conter informações indispensáveis como:
- Data da transação
- Valor pago
- Forma de pagamento
- Nome do fornecedor
- Breve descrição da aquisição
O documento é utilizado para comprovar determinado pagamento e assim como qualquer outro documento, é importante que esteja em um arquivo, uma vez que se houver algum tipo de contestação relacionada ao valor pago, o comprovante atesta que a remuneração acontecer. É importante também para os casos em que você necessite de reembolsos ou até mesmo realizar a troca do produto ou mercadoria, novamente o comprovante do pagamento será solicitado.
O recibo não pode substituir uma nota fiscal quando se trata de comércio de bens pois é necessária a emissão da nota para dar posse ao produto, em casos de varejo, o cupom fiscal tem valor similar à nota embora não identifique o cliente.
No âmbito de recolhimento de impostos, tanto a nota, cupom fiscal e recibo podem entrar na contabilidade. É aceito para arrecadação a comprovação de vendas de produtos e serviços qualquer um dos instrumentos.
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