Você sabia que a maioria das autuações relacionadas ao PIS e à COFINS não decorre de falta de pagamento, mas de inconsistências na escrituração? Pois é. Depois de acompanhar dezenas de casos ao longo de quatro décadas, posso afirmar: a EFD-Contribuições é uma das obrigações acessórias mais sensíveis do sistema tributário brasileiro. Um clique equivocado, um campo preenchido de forma apressada, e pronto, sua empresa pode entrar no radar da fiscalização. Por isso, entender os erros mais comuns é fundamental para manter a conformidade fiscal e evitar dores de cabeça desnecessárias.
1. Erro na Identificação dos Códigos de Receita
Um dos equívocos mais frequentes está na escolha inadequada dos códigos de receita. Parece simples, mas a Receita Federal estabelece uma codificação específica para cada tipo de operação — e confundir uma venda tributada pelo regime cumulativo com uma operação não cumulativa pode gerar discrepâncias graves.
Vale observar que essa confusão geralmente ocorre em empresas que operam com múltiplos regimes tributários ou que possuem receitas diversificadas. O sistema não perdoa: se o código informado não corresponde à natureza da operação, a apuração dos créditos e débitos ficará comprometida.
Minha recomendação é simples: revise mensalmente a parametrização do seu sistema contábil e confronte com as notas fiscais emitidas. Essa checagem preventiva economiza tempo e recursos.
2. Apuração Incorreta de Créditos
Ah, os créditos do PIS e da COFINS! Esse é um campo minado. Muitas empresas deixam de aproveitar créditos legítimos por desconhecimento ou, pior, apropriam créditos indevidos e acabam autuadas.
A legislação permite o aproveitamento de créditos sobre insumos, mas o conceito de “insumo” é restritivo e varia conforme a atividade econômica. Já vi empresas tomarem crédito sobre despesas administrativas que jamais poderiam gerar esse benefício. O resultado? Glosa total na fiscalização.
Por outro lado, há empresas conservadoras demais, que abrem mão de créditos perfeitamente legais, como aqueles relacionados a frete, armazenagem ou energia elétrica consumida no processo produtivo. Encontrar o equilíbrio exige conhecimento técnico e, principalmente, documentação robusta.
3. Desconsideração das Receitas Não Operacionais
Outro deslize recorrente: esquecer que determinadas receitas não operacionais também devem ser escrituradas na EFD-Contribuições, mesmo que não componham a base de cálculo das contribuições.
Venda de ativo imobilizado, receitas financeiras, variações cambiais, tudo isso precisa constar nos registros corretos. A omissão pode ser interpretada como tentativa de sonegação, ainda que não tenha havido qualquer impacto tributário.
O fisco cruza dados. Ele compara o que você declarou na EFD-Contribuições com o que consta na Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e na Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF). Qualquer divergência é motivo para intimação.
4. Falhas no Detalhamento de Documentos Fiscais
A EFD-Contribuições exige um nível de detalhamento que assusta muitos empresários. Cada documento fiscal precisa ser registrado com informações precisas: CFOP, base de cálculo, alíquota, código de situação tributária (CST).
O problema é que muitos sistemas ERP não estão configurados adequadamente. Resultado: informações incompletas ou duplicadas, registros com valores zerados onde deveriam constar montantes, ou ainda documentos lançados em períodos incorretos.
Fique de olho nos blocos A (operações com pessoas jurídicas) e C (documentos fiscais). Eles concentram a maior parte dos erros e são os primeiros a serem verificados em uma auditoria.
5. Não Retificação de Arquivos com Inconsistências
Identificou um erro após o envio? Retifique imediatamente. Parece óbvio, mas muitos contribuintes deixam para corrigir “depois” — e esse depois nunca chega.
A retificação espontânea, feita antes de qualquer procedimento fiscal, reduz drasticamente o risco de penalidades. Já vi casos em que a simples correção tempestiva evitou multas de centenas de milhares de reais.
Tenha um calendário de revisão pós-entrega. Nos primeiros 15 dias após o envio, faça uma análise crítica dos dados transmitidos. Se houver inconsistências, não hesite: retifique.
6. Ignorar as Atualizações Normativas
A legislação tributária brasileira muda com uma frequência impressionante. Instruções normativas, soluções de consulta, notas técnicas, tudo isso impacta diretamente a forma como a EFD-Contribuições deve ser preenchida.
Empresas que não acompanham essas atualizações ficam defasadas. Continuam escriturando de acordo com regras antigas e, quando menos esperam, recebem um auto de infração baseado em normas que desconheciam.
Assine boletins especializados, participe de grupos de discussão técnica, mantenha contato com seu contador e com seu advogado tributarista. A informação, nesse caso, vale ouro.
7. Falta de Conciliação com Outras Obrigações
A EFD-Contribuições não vive isolada. Ela precisa estar em harmonia com a EFD-ICMS/IPI, com a ECF, com a DCTF e até com a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).
Inconsistências entre essas obrigações são como sinais luminosos para a fiscalização. Se você declarou determinada receita na ECF mas não a escriturou adequadamente na EFD-Contribuições, prepare-se para justificativas.
A conciliação é trabalhosa, sim. Mas é indispensável. Reserve um momento específico do mês para cruzar os dados e garantir que tudo esteja alinhado.
Conclusão
A EFD-Contribuições é uma obrigação que exige disciplina, conhecimento técnico e atenção aos detalhes. Os sete erros que abordei aqui são reais, recorrentes e evitáveis. Evitá-los não é apenas uma questão de conformidade fiscal, é uma forma de proteger o patrimônio da empresa e garantir tranquilidade aos gestores.
Lembre-se: a escrituração correta é o primeiro passo para uma gestão tributária saudável. E, neste momento de reformulação do sistema tributário, com a chegada da CBS, a precisão no registro dos créditos de PIS e COFINS ganha ainda mais relevância. Aliás, se você quer entender como essa transição pode impactar diretamente o aproveitamento dos seus créditos acumulados, recomendo fortemente a leitura do artigo: A Armadilha Oculta na Transição dos Créditos de PIS/COFINS para a CBS: O Que Ninguém Está Te Contando, onde detalho os riscos que poucos estão percebendo.
Se houver dúvidas ou se você identificar que sua empresa pode estar cometendo algum desses equívocos, não espere a fiscalização bater à porta.
Entre em contato comigo para uma análise personalizada da situação tributária da sua empresa. Com 40 anos de experiência em direito tributário, posso ajudá-lo a navegar com segurança por essas complexidades. Agende uma conversa. Vamos juntos construir uma estratégia sólida e compatível com a realidade do seu negócio.
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